We at Noon recently came across an article in “Food Safety Magazine, titled “Managing Food Safety Risk in a Foreign Supplier Verification Program”, by Dr. John W. Reade. Dr. Reade’s article was captivating and brought to the forefront the reasoning behind FSVP (Foreign Supplier Verification Program) as well as key elements to have a successful program within your own organization.
FSVP can be daunting, and it can be cumbersome if your organization has not had the proper training and knowledge of processes for the items being importing into the United States. The idea behind the FSVP program is to help ensure customers and consumers that the food being brought into the United States is safe and that qualified individuals have certified it is.
As Dr. Reade mentions in his article there are three (3) Key steps to keeping an organized and successful FSVP program in place. There are really four (4) steps however the forth step is woven throughout all of the other steps and that is —the “personal” side of doing business.
- Evaluate Suppliers Preventive Controls: This is done through document exchange (desk audit) as well as onsite audits. Documentation is sometimes overlooked in ways of being organized and easily assessable to all parties. Many people need different documents and there must be an organized way to keep them up to date and easy to deliver when a request is made. There are web-based programs, however we have all received the “Not-so-personal” web generated email listing out all documents needed. When reviewing the options out there on how to keep all the documents organized please keep in mind that we are all humans and a little interaction is greatly appreciated. The robot email is always seen as that – a robot. The Supplier Risk Assessment by definition, can be covered by a third-party accredited auditor; however how personal is that? Getting to know your suppliers, their facilities, the staff and seeing the process yourself is something that cannot be replaced or understated. Know your supplier on a personal level, as it will make working through challenges somewhat easier. In order to perform a solid Risk Assessment, the qualified individual needs to have gone through the proper class (FSVP) however finishing PCQI and even HARPC is beyond beneficial. Minimum these need to be performed every 3 years, however if the items being imported are a higher risk then annually is not out of the question.
- Meeting Customer Requirements: Reade quotes a fellow doctor’s mantra regarding specifications. “Realistic specifications rigidly enforced”. The personal relationship plays a huge role. When a supplier and customer have built a working relationship on trust and understanding of each other’s capabilities and needs then the discussions can be open and beneficial. Specifications give a range of acceptable products and at times a customer needs product that is outside of those ranges. Working together to navigate through a new specification can be challenging yet rewarding when it does come together. If all controls are meet and the food is safe for import it is a win/win for all parties.
- The Importance of Preventive Controls Validation Through Validation Studies: In today’s world requirements are not getting easier. Mitigation or Prevention of these hazards that are identified is key to a successful FSVP program. Documenting them on your risk assessment along with understanding and verifying that the steps taken work and are validated as well is key to the overall success of the program. The United States has different laws then other countries when it comes to pathogenic micros and can be difficult for foreign suppliers to understand. Being able to work with these suppliers and their entire team at the facilities on a face to face level can help navigate these challenges. However, without a personal relationship working through these differences can seem daunting and unrealistic to the supplier. Relationships are still key to doing business and achieving a successful FSVP program.
As stated, the FSVP program can seem overwhelming at first, but when time and energy is spent on setting up the program in a detailed and organized manor then the flow is easy to comprehend. Remembering that customers and suppliers are all human and when treated with respect and building upon your personal relationships, your FSVP program can only strengthen and in turn the food supply chain we all have grown to rely on will be even safer.
Food Safety Magazine誌に掲載されたジョン・W・リード博士の寄稿記事「Managing Food Safety Risk in a Foreign Supplier Verification Program」（外国サプライヤー認証制度における食品安全性リスクの管理）を最近読みました。非常に興味深い記事で、外国サプライヤー認証制度、略してFSVPが導入された背景を明確に説明しながら、これに準じた体制を各社が確立するうえで重要な要素を示してくれました。
FSVPは大変な重荷になる可能性があります。特に米国への輸入食品に課されるプロセスに関して適切な研修を受けておらず知識がない会社にとっては、煩雑に感じられるかもしれません。FSVPが制定された背景には、米国に輸入される食品が安全であり、有資格者がそれを確認しているということを顧客や消費者にアピールするという意図がありました。
FSVPをきちんと導入して運用し続けるには3つの主なステップが必要になると、リード博士は記事で指摘しています。しかし実際には、その3つのステップすべてに織り込まれている4つ目の要因があると言えそうです。それは、ビジネスの「パーソナル」な側面です。
- サプライヤーの予防的コントロールを評価する：これは、文書の確認（書類監査）と現場の監査を通じて行われます。時に見落とされがちですが、文書というのは、物事を体系的に管理し、関係者全員にすぐに情報提供できるようにしておくための手段です。さまざまな人がさまざまな文書を必要としますから、それらをすべて整理して最新情報に更新しておき、要請されればすぐに出せるようにしておく方法が必要です。ウェブベースのプログラムもありますが、これらのウェブが自動生成して必要な文書をすべて列記しただけの「ドライ」なメールを受け取った人も多いはずです。必須文書を管理するための方法を検討する際は、人間味も必要であることを念頭に置くと良いかもしれません。ちょっとしたインタラクションが大きな価値をもたらすものです。ロボットメールは、どう頑張ってもロボットとしか受け止めてもらえません。サプライヤーリスクアセスメントは認定監査人に外注することもできるというのが、FSVPの規定です。しかし、それでどこまでパーソナルな体制ができるでしょうか。自社に商品を納入してくれているサプライヤーとその施設やスタッフのことを知り、プロセスを自分の目で確かめる価値は、何物にも代えがたく、過小評価できないものです。個人的なレベルでサプライヤーのことを知っていれば、要件の変更に対応してもらう過程もスムーズになるでしょう。リスクアセスメントを確実に実践するにはFSVPの研修コースを受講した有資格者が必要ですが、PCQI（予防的コントロール資格者）とHARPC（ハザード分析およびリスクベースの予防的コントロール）を修了することには大きなメリットがあります。これらは3年ごとの実施が義務付けられていますが、高リスクの輸入食品であれば毎年の実施も論外ではないでしょう。
- 顧客の要件を満たす：商品の仕様について、リード博士は、仲間の博士がいつも口にするモットーを引用しています。「現実的な仕様を、厳密に徹底する」。ここでもパーソナルな関係がものを言います。サプライヤーと顧客がお互いの能力を信頼しニーズを理解して良好な関係を築いていれば、オープンかつ有意義なディスカッションが可能です。仕様というのは許容可能な商品の範囲を定めるものですが、時にはその範囲に収まらない商品を顧客が求めることもあります。両者が力を合わせて新しい仕様を理解し対応していく作業は難しいものですが、成し遂げれば非常に充足感を得られる過程でもあります。すべてのコントロールの基準を満たして安全な輸入食品が実現するならば、全員に恩恵があります。
- 確認調査を通じた予防的コントロール検証の重要性：今日の世の中にあって、要件がやさしくなることはありません。特定されたハザードの緩和や予防は、FSVPを成功させるうえで欠かせない要因です。リスクアセスメントにハザードを記録し、それに対して講じた措置の有効性を理解し検証することが、プログラムの全体的な成功を左右します。病原菌に関する米国の法律は他国の法律とは異なり、外国のサプライヤーには理解しにくいかもしれません。そうしたサプライヤーと協力し、先方の事業所のスタッフ全員とフェイス・トゥ・フェイスの関係を持つことで、そのハードルを乗り越えるのに役立つでしょう。個人的な関係がなければ、違いを乗り越えて協力するなど非常に厄介で、現実的ではないようにサプライヤーには思えるかもしれません。人間関係は、なおもビジネスの要であり、FSVPの成功においても欠くことができません。
前述したとおり、FSVPは、最初はとてつもない難関のように思えるかもしれません。しかし、時間とエネルギーを割いて綿密に順序だてて対応すれば、一連の流れが容易に理解できるようになります。顧客とサプライヤーは皆人間なのだと理解して相手に敬意を示し、パーソナルな関係を築いていけば、FSVPの体制が強化され、結果として私たちが頼ってきた食品サプライチェーンが今まで以上に安全になるでしょう。